Cuando sus estimadores han estado confiando en métodos tradicionales como las hojas de cálculo para producir estimaciones, dar el salto a un software de estimación para la construcción puede ser un gran paso. Dado que las hojas de cálculo son un pilar de la plataforma de software básica de toda empresa, se han convertido en la solución de facto para una serie de procesos empresariales.
Pero no se pueden ignorar los riesgos de confiar en ellas para la estimación de los costes de construcción. Aunque las hojas de cálculo pueden ser familiares para sus estimadores, también están creando una serie de problemas. Dado que 9 de cada 10 hojas de cálculo tienen errores, es innegable el potencial de errores en sus propias hojas de cálculo de estimaciones.
Una vez que sepa que el software de estimación de la construcción ofrece un método más rápido y fiable para producir estimaciones, es natural que quiera hacer el cambio. Pero para hacer el cambio a un software de estimación para la construcción, tendrá que presentar un sólido argumento comercial. Algunos, como sus propios estimadores, pueden argumentar que las hojas de cálculo son suficientemente buenas. Otros pueden preguntarse cómo una inversión en un nuevo software no sólo ayudará al negocio, sino que realmente se amortizará.
Se trata de preguntas legítimas, a las que debe estar preparado para responder. Siempre que recomiende un nuevo gasto, tendrá un argumento mucho más sólido si puede comunicar los beneficios cuantificables, incluido el retorno de la inversión (ROI) que su empresa puede esperar. Cuando puede demostrar cómo una inversión le devolverá lo que ha gastado en ella, también está demostrando que usted:
- Ha hecho sus tarea.
- Se preocupa por el resultado final.
- Quiere ayudar a su empresa a tener éxito.
¿Qué es el ROI y cómo se calcula?
El retorno de la inversión, o ROI, es una medida de rendimiento utilizada para evaluar la eficiencia de una inversión. El ROI consiste en medir directamente la cantidad de dinero que ganará con una inversión en relación con su coste. Dicho de otro modo, el ROI ayuda a los dirigentes de su empresa a comprender la eficacia de cada inversión.
El uso del término «inversión» es importante. Mientras que usted puede ver el software de estimación de presupuestos para construcción como una compra o un gasto, querrá cambiar su pensamiento y lenguaje para verlo como una inversión que ofrece una serie de beneficios concretos, incluyendo las ganancias financieras. Se trata de una estrategia de lenguaje sutil, pero importante, que le ayudará a demostrar un mayor valor de la inversión a los líderes de su empresa.
El cálculo del ROI es sencillo:
ROI = (ganancia financiera) – (coste de la inversión) / (coste de la inversión)
Pero el diablo está en los detalles. El coste de la inversión puede incluir gastos adicionales más allá del precio de compra. Del mismo modo, la forma de calcular la ganancia financiera de la inversión puede ser muy variable en función de los beneficios y resultados que sean importantes y relevantes para la inversión concreta y su empresa.
¿Cómo desmostrar el ROI de un software de presupuestos?
Siga estas pautas para aprender a calcular el retorno de la inversión de su compra de software de estimación para la construcción de una manera directa y precisa.
Paso 1: Calcular los costes
El coste de su inversión es la cantidad de dinero que gasta en la implementación y el mantenimiento de su nuevo sistema de software. Pero a menudo hay gastos que van más allá de lo obvio. Mirar el coste total de propiedad (TCO) en relación con el tiempo de valor es a menudo una forma más precisa de enfocar esto. Querrá capturar los costes obvios, así como los no tan obvios como, por ejemplo:
- Gastos de licencia.
- Soporte técnico.
- Servicios de suscripción.
- Costes de instalación.
- Formación.
Para demostrar que es realista en cuanto a lo que supone la implantación de un software, también debería considerar la posibilidad de incluir algún comentario sobre otros «costes» asociados a la implantación del software. Por ejemplo, el proyecto requerirá el apoyo de su equipo de TI, y la productividad puede disminuir temporalmente hasta que su equipo esté en funcionamiento con el nuevo sistema. No es necesario incluir estimaciones en dólares para estos costes más abstractos, pero es importante reconocerlos.
Paso 2: Calcule las ganancias
Recuerde que las ganancias representan el dinero que ganará con su inversión. Y la forma de calcular las ganancias es relativa. Pero una forma típica de calcularlo es averiguar primero el número de horas que su equipo de estimación ahorrará. Una buena regla general es esperar que se pueda ahorrar el 50% del tiempo que normalmente se tarda en producir una estimación utilizando un software de estimación dedicado. Esto equivale a tener el doble de tiempo para producir ofertas o producir el doble de ofertas que ahora, lo que se traduce en el doble de ganancias para su empresa.
Este enfoque también le permite cuantificar las ganancias de productividad. Por ejemplo, si su estimador medio gana 90.000 dólares al año, está gastando conservadoramente 45 dólares por hora en ese empleado, suponiendo un año de 52 semanas, menos dos semanas de vacaciones. Si la oferta media dura 24 horas, el gasto es de 1.080 dólares por oferta (24 horas x 45 dólares/hora). Si el software de estimación de la construcción permite a su estimador producir ofertas en la mitad de tiempo, también se reduce el coste por oferta a la mitad, ahorrando efectivamente 540 dólares.
Articulación de los beneficios adicionales del software de estimación para la construcción
Aunque un enfoque cuantitativo (dólares gastados frente a dólares ganados) es una forma sencilla de mostrar cómo se amortiza su inversión, a menudo hay otros beneficios cualitativos que querrá destacar. En el caso del software de estimación para la construcción, hay dos beneficios clave que experimentará y que, combinados, pueden cambiar toda la trayectoria de su empresa.
Aumento de la productividad
Aunque puede cuantificar algunas de las ganancias del aumento de la productividad, puede dar un paso más destacando las otras ventajas que proporciona el aumento de la productividad. Por ejemplo, el software de estimación para la construcción le permite hacer más con el equipo que tiene al automatizar, estandarizar y acelerar el proceso de estimación, desde la creación inicial de la estimación hasta la fase de revisión. Al permitir una mayor eficiencia, se aumenta la productividad sin tener que invertir en personal adicional, mientras que al mismo tiempo se minimiza el impacto en caso de perder un miembro clave de su equipo de estimación. El aumento de la productividad también significa que hay más tiempo para la ingeniería de valor o para presentar a los propietarios opciones que muestren el valor óptimo, lo que puede ayudar a aumentar el número de trabajos que se le adjudican.
"Las soluciones de estimación nos permiten aprovechar los conocimientos, habilidades y talentos de todo nuestro equipo, proporcionando una plataforma que crea eficiencia en nuestras prácticas".
Mayor precisión
El software de estimación basado en bases de datos también reduce el riesgo de errores y omisiones. Con el apoyo de la base de datos de costes centralizada del software y de las estructuras de desglose de trabajo personalizables, sus estimadores tienen un punto de partida consistente desde el que construir las estimaciones. Y durante la fase de revisión, las capacidades de auditoría permiten a los estimadores encontrar y corregir errores fácilmente, eliminando la posibilidad de que esos errores lleguen a la oferta final. Ambas cosas contribuyen a una mayor precisión, que se traduce en mejores márgenes, así como en una mayor confianza para realizar más proyectos y de mayor envergadura. Esa confianza también se transmite a los propietarios, posicionándole como un socio fiable y de confianza en el proyecto.
Tome la decisión que mejor se adapte a sus necesidades
Para hacer el cambio a un software de estimación para la construcción, primero debe construir un caso de negocio para la inversión, incluyendo la explicación de las muchas maneras en que el software proporcionará beneficios a su empresa.
Pero demostrar el ROI del software de estimación de la construcción es sólo una parte de la justificación del cambio a un software de estimación de la construcción dedicado. Hay otras cosas que hay que tener en cuenta para asegurarse de que está tomando la mejor decisión para sus necesidades.
Steve Watt
Steve Watt es director del segmento de mercado de la División de Contratistas Generales/Gerentes de Construcción de Trimble Buildings, que se centra en soluciones tecnológicas que mejoran la colaboración, la eficiencia y la precisión a lo largo del ciclo de vida de Diseño-Construcción-Operación (DBO) de los edificios. Trimble aplica soluciones como las tecnologías de posicionamiento, la gestión de activos y las aplicaciones de software específicas para cada tarea o usuario para ayudar a las empresas a ser más productivas.
